Cómo implementar la IA en tu empresa: por dónde empezar

El lunes, alguien de ventas enseña cómo resume sus llamadas con un asistente. El martes, en administración, otra persona prueba a leer facturas con una herramienta distinta. A final de mes hay cuatro suscripciones, dos pruebas a medias y nadie sabe si la empresa ahorra algo.

Suele pasar por lo mismo: se empieza por la herramienta. Para implementar la IA en una empresa conviene seguir el orden contrario, el que se trabaja en los programas de Kynetik: primero dónde, después qué IA y al final cómo. Sirve igual para una empresa de diez personas que para una de doscientas.

Casi cuatro de cada cinco no la usaban todavía, y en las de menos de diez empleados la cifra baja al 13,4 %¹. Si tu empresa aún no ha empezado, no va tarde. Le conviene más empezar con orden que deprisa.

Dónde: busca el trabajo que se repite

Antes de mirar programas, apunta lo que se hace cada semana en cada área. No hace falta afinar mucho: con las diez tareas que más horas se llevan es suficiente. Si no sabes por dónde empezar la lista, estas son las que más se repiten en casi cualquier empresa:

• Administración: registrar facturas de proveedores, conciliar cobros y preparar el cierre de mes.
• Comercial: preparar presupuestos, perseguir los que siguen sin respuesta y resumir reuniones.
• Atención al cliente: contestar las mismas preguntas una y otra vez y clasificar incidencias.
• Recursos humanos: redactar ofertas de empleo, resolver dudas sobre vacaciones y nóminas y preparar la acogida de quien se incorpora. Tienes ejemplos en cómo usar la IA en recursos humanos.
• Marketing: adaptar un mismo contenido a cada canal y preparar los informes de campaña.

Después, pasa cada tarea por estas cuatro preguntas. Cada «sí» suma un punto.

Las tareas con tres o cuatro puntos son las primeras candidatas. Con dos o menos, la IA puede ayudar, pero cuesta más que el resultado compense.

Qué IA: la que encaja con el tipo de trabajo

Con la tarea elegida, la herramienta sale casi sola en cuanto miras qué clase de trabajo es:

• Redactar, resumir o contestar correos: un asistente de texto, como ChatGPT, Copilot, Gemini o Claude.
• Leer facturas, albaranes o contratos y llevar sus datos a otro programa: herramientas de lectura de documentos, que muchos programas de contabilidad ya incluyen.
• Mover datos entre programas cuando pasa algo, como un pedido o un formulario nuevo: automatizaciones que conectan aplicaciones, como Make, Zapier o Power Automate.
• Sacar conclusiones de una hoja de cálculo o del programa de gestión: el asistente de la propia hoja de cálculo o uno de análisis de datos.

Si tu empresa ya trabaja con Microsoft 365 o Google Workspace, revisa qué IA incluye su plan antes de contratar nada más. Cambiar de herramienta más adelante cuesta poco. Lo que sale caro es haber elegido mal la tarea. Tienes la comparación completa en qué IA usar en la empresa para cada tarea.

Cómo: un piloto pequeño, medido desde el primer día

Para un piloto basta con una tarea y con las dos o tres personas que la hacen a diario. Lo que no puede faltar son los números de antes y de después.

Que lo prueben quienes hacen la tarea importa más de lo que parece. Conocen las excepciones que no salen en ningún manual y son quienes van a seguir usándolo cuando el piloto acabe.

Errores que más se repiten al empezar

• Empezar por la herramienta. Se compra la licencia y después se busca para qué usarla.
• Pilotos sin números. Al acabar, nadie puede decir si algo ha mejorado y la prueba sigue abierta durante meses.
• Probar en todas las áreas a la vez. Cada una con su herramienta y nadie que compare los resultados.
• Dejar fuera a quien hace la tarea. La solución funciona en la demostración y falla con los casos reales.
• Olvidar los datos personales. Contratos o nóminas en cuentas gratuitas sin que nadie lo sepa.

Hay más motivos, con datos, en por qué la mayoría de pilotos de IA no llega a nada.

Después del piloto: de una tarea a un plan

Con dos o tres pilotos medidos ya tienes material para algo más grande: qué tareas se amplían, quién decide qué herramienta entra y qué datos no salen de la empresa. Ese plan, priorizado a doce meses y defendido ante dirección con números, es lo que se trabaja en el programa Especialista de IA en la empresa.

Y en cuanto la IA entra en el trabajo diario, la Ley de IA pide que quien la usa sepa hacerlo. Lo tienes en qué pide la Ley de IA sobre alfabetización.

Qué hacer esta semana

1. Apunta las diez tareas que más horas se llevan en tu área.
2. Puntúalas con las cuatro preguntas de la tabla.
3. Elige la de más puntos y mide cuánto tarda hoy.