Qué IA usar en la empresa para cada tarea

En muchas empresas la pregunta llega tal cual: «¿Qué IA usamos?». Y tiene trampa, porque ninguna sirve para todo. La que redacta bien un correo no lee una factura escaneada, y la que conecta el formulario de la web con el programa de gestión no va a escribirte una oferta de empleo.

Por eso, para decidir qué IA usar, esta guía va por tipo de trabajo. Para cada uno verás qué clase de herramienta encaja, algunos ejemplos conocidos y en qué fijarte. Las marcas cambian cada pocos meses, así que fíjate más en el tipo de herramienta que en el nombre.

Redactar y resumir: un asistente, y mejor el de empresa

Es la puerta de entrada de casi todo el mundo: un correo difícil, el resumen de un documento largo, la primera versión de una oferta o una traducción. ChatGPT, Copilot, Gemini y Claude hacen bien este trabajo, y las diferencias entre ellos importan menos que dos decisiones: quién paga la licencia y qué datos se pueden meter.

Las versiones gratuitas o personales pueden usar lo que escribes para mejorar sus modelos, salvo que lo desactives en la configuración. Las de empresa suelen excluirlo por contrato: Microsoft, por ejemplo, se compromete a no usar las preguntas ni las respuestas de Copilot para entrenar sus modelos¹. Antes de que alguien pegue un contrato o una nómina, comprueba en qué versión lo está haciendo.

Leer documentos: facturas, albaranes y contratos

Las facturas de proveedores que llegan en PDF, los albaranes escaneados o los contratos tienen datos que alguien copia a mano en otro programa. Las herramientas de lectura de documentos sacan esos datos (proveedor, fecha, base imponible, IVA) y los dejan listos para revisar.

Antes de buscar fuera, mira tu programa de contabilidad o de facturación, porque muchos ya lo traen. Y empieza por un solo tipo de documento, el que más volumen tenga, con una persona que revise cada lectura durante las primeras semanas.

Mover datos entre programas: automatizaciones

Cuando algo pasa en un sitio y otro programa tiene que enterarse (entra un pedido, alguien rellena un formulario, llega un correo con un adjunto), una automatización hace el traslado. Make, Zapier, n8n o Power Automate conectan cientos de aplicaciones, y a muchos de esos flujos se les puede añadir un paso con IA: clasificar el correo, resumirlo o sacar un dato.

Aquí el riesgo es otro: una automatización mal hecha repite el mismo error cien veces sin que nadie lo vea. Empieza con un aviso a una persona en lugar de una acción automática, y quita el aviso cuando lleve semanas sin fallar.

Analizar datos: el asistente de tu hoja de cálculo

Copilot en Excel, Gemini en las hojas de cálculo de Google o ChatGPT con un fichero subido responden preguntas sobre tus datos: qué cliente ha bajado sus compras, qué mes se desvía del presupuesto, qué producto acumula más devoluciones.

Funcionan bien con tablas ordenadas, una fila por registro y columnas con nombre. Con hojas llenas de celdas combinadas y totales escritos a mano, fallan. Comprueba siempre la primera respuesta con un cálculo que ya conozcas: si cuadra en lo que sabes, podrás fiarte más en lo que no.

Reuniones, clientes e imágenes

• Reuniones. Teams, Google Meet y Zoom tienen funciones para transcribir y resumir. Avisa a los asistentes antes de grabar.
• Atención al cliente. Los asistentes de chat o de WhatsApp funcionan con preguntas que se repiten y una base de respuestas al día. Necesitan siempre una salida a una persona.
• Imágenes. ChatGPT, Gemini, Adobe Firefly o Canva generan y adaptan imágenes para redes o presentaciones. Antes de usarlas en publicidad, revisa qué permite tu plan.

Antes de pagar: cuatro comprobaciones

Si todavía no tienes clara la tarea, empieza por cómo implementar la IA en tu empresa: primero se elige la tarea y después la herramienta. Elegir con criterio, área por área y con números, es parte de lo que se trabaja en el programa Especialista de IA en la empresa.